ERP를 도입하기로 정했다면 그다음 질문은 거의 항상 같습니다. “클라우드로 할까요, 설치해서 쓸까요?”
이 글은 그 질문만 다룹니다. 애초에 ERP 전체가 필요한지, 아니면 재무회계만 자동화하면 되는지를 아직 정하지 못했다면 ERP 도입 전에 확인할 것 — 중소기업에 ERP 전체가 정말 필요한가를 먼저 보십시오. 그 글이 도입 여부에 대한 것이고, 이 글은 형태 선택에 대한 것입니다.
용어부터 — 무엇이 다른가
| 클라우드 ERP | 설치형 ERP | |
|---|---|---|
| 다른 이름 | SaaS, 웹 ERP | 구축형, 온프레미스, 패키지 |
| 프로그램이 도는 곳 | 공급사가 운영하는 서버 | 회사가 소유·임대한 서버 |
| 쓰는 방법 | 브라우저 접속 | 사내망 접속, 전용 클라이언트 설치 |
| 요금 | 월·연 구독 | 라이선스 구매 + 연 유지보수료 |
| 서버 관리 주체 | 공급사 | 회사(또는 위탁 업체) |
중간 형태도 있습니다. 호스팅형은 공급사나 IDC가 서버를 대신 운영해 주지만 제품은 회사 전용 인스턴스로 도는 방식이고, 프라이빗 클라우드는 클라우드 인프라 위에 회사 전용으로 구축하는 방식입니다. 이 글에서는 양 극단을 기준으로 비교하되, 중간 형태가 답인 경우를 뒤에서 따로 적습니다.
아래 일곱 가지 축은 중소기업 도입 상담에서 실제로 결론을 가르는 항목만 추린 것입니다.
1. 초기 비용과 구축 기간
가장 먼저 체감되는 차이입니다.
설치형은 시작할 때 목돈이 듭니다.
- 소프트웨어 라이선스 — 국내 구축형 제품의 초기 라이선스는 150만 원대부터 시작하는 경우가 많고, 사용자 수와 모듈 수에 따라 올라갑니다.
- 서버 — 사내 서버를 새로 사거나 IDC에 임대합니다. OS와 데이터베이스 라이선스가 별도로 붙는 경우가 있습니다.
- 구축 용역 — 기준정보 세팅, 기초 잔액 이관, 교육. 모듈이 많을수록 길어집니다.
- 이후 매년 연 유지보수료가 라이선스 금액의 일정 비율로 붙습니다.
클라우드는 초기 금액이 작고 월 구독으로 나눠 냅니다. 대신 쓰는 동안 계속 냅니다. 그래서 “3년 쓰면 결국 설치형이 싸다”는 말이 나오는데, 이 계산에는 보통 서버 교체 주기와 운영 인건비가 빠져 있습니다. 서버 한 대는 5년쯤 지나면 교체 대상이 되고, 그사이 OS 지원 종료와 데이터베이스 업그레이드가 한 번은 옵니다.
비교할 때는 월 단가가 아니라 3년 또는 5년 총액을 같은 기준으로 놓고 보십시오.
| 3년 총액에 넣어야 할 항목 | 클라우드 | 설치형 |
|---|---|---|
| 초기 라이선스·구축비 | 보통 없음 또는 가입비 | 있음 |
| 월·연 구독료 | 있음 | 없음(대신 연 유지보수료) |
| 서버 구매·임대 | 없음 | 있음 |
| OS·DB 라이선스 | 없음 | 있는 경우가 있음 |
| 운영 인건비 | 없음 | 담당자 업무 시간으로 발생 |
| 버전 업그레이드 | 포함 | 별도 비용인 경우가 있음 |
구축 기간도 다릅니다. 설치형은 서버 준비와 설치가 선행되어 보통 주 단위에서 월 단위입니다. 클라우드는 계정 생성 즉시 시작할 수 있지만, 기준정보 세팅과 기초 잔액 이관은 어느 쪽이든 똑같이 필요합니다. “클라우드는 바로 쓴다”는 설명은 설치 과정이 없다는 뜻이지 준비가 없다는 뜻이 아닙니다.
2. 서버 운영과 백업을 누가 책임지는가
중소기업에서 가장 과소평가되는 항목입니다.
설치형을 선택하면 다음 일이 전부 회사 몫이 됩니다.
- 서버 하드웨어 장애 대응과 부품 교체
- OS·데이터베이스 보안 패치
- 백업 수행과 복구 시험
- 정전·화재·침수 같은 물리적 사고 대비
- 외부 접속을 허용할 경우의 방화벽·VPN 관리
전산 담당자가 상주하는 회사라면 이 목록은 평범한 업무입니다. 문제는 담당자가 없는 회사입니다. 이때 위 일들은 사라지는 게 아니라 경리 담당자나 대표의 비정기 업무로 넘어가고, 대개 사고가 나기 전까지 미뤄집니다.
백업에 대해 한 가지만 덧붙입니다. 백업은 “받아 두는 것”이 아니라 **“복구해 본 것”**이어야 의미가 있습니다. 설치형을 쓴다면 반년에 한 번은 백업 파일로 실제 복구가 되는지 시험하십시오. 복구해 본 적 없는 백업은 있다고 말하기 어렵습니다.
클라우드는 이 일을 공급사가 맡습니다. 다만 “알아서 해 주겠지”로 넘기지는 마십시오. 계약 전에 복구 범위와 책임을 문서로 확인하는 편이 낫습니다. 공개된 문서에 백업 주기가 적혀 있지 않다면 그것은 보통 확정해 공개할 만큼 정리되지 않았다는 뜻이므로, 상담에서 직접 물어보고 답을 받아 두십시오.
3. 업데이트와 법 개정 대응 속도
회계·세무 소프트웨어에서는 이 축의 무게가 다른 분야보다 큽니다. 세법은 거의 매년 바뀌고, 전자세금계산서 발급 기한이나 가산세율 같은 항목은 바뀌는 즉시 실무에 영향을 줍니다.
클라우드는 공급사가 반영하면 전 고객에게 동시에 적용됩니다. 담당자가 할 일이 없습니다. 대신 업데이트 시점을 선택할 수 없습니다. 화면 구성이나 메뉴 위치가 공지와 함께 바뀌는 일이 생기고, 회사 사정으로 특정 버전에 머무르는 선택지는 없습니다.
설치형은 공급사가 패치를 배포하면 회사가 적용 작업을 해야 반영됩니다. 적용 시점을 고를 수 있다는 것이 장점이지만, 실제로는 “바쁘니 다음에”가 반복되며 버전이 뒤처지는 경우가 흔합니다. 버전이 많이 밀리면 업그레이드 자체가 별도 프로젝트가 되고, 그 과정에서 커스터마이징한 부분이 충돌합니다. 신고 시즌에 “우리 버전에서는 그 서식이 안 나온다”는 상황이 여기서 나옵니다.
4. 원격·다지점 근무 대응
설치형은 기본적으로 사내망 전제입니다. 사무실 밖에서 쓰려면 VPN을 깔거나, 외부 접속을 열거나, 원격 데스크톱을 두는 추가 구성이 필요합니다. 이 구성은 가능하지만 공짜가 아니고, 열어 둔 접속 경로는 그 자체로 관리 대상이 됩니다.
지점이나 사업장이 여러 곳이면 차이가 더 벌어집니다. 설치형에서 지점 데이터를 본사로 모으려면 지점마다 접속 경로를 만들거나 주기적으로 데이터를 올려 합치는 구조가 됩니다. 후자는 합치기 전까지 본사가 보는 숫자가 과거 숫자라는 뜻입니다.
클라우드는 접속 주소가 하나이므로 사무실·자택·지점·출장지의 조건이 같습니다. 세무사나 외부 회계 담당자에게 권한을 제한한 계정을 하나 주는 방식도 여기서 쉬워집니다. 파일을 주고받지 않아도 되는 것은 생각보다 큰 차이입니다.
확인할 점은 권한을 얼마나 잘게 나눌 수 있는가입니다. 접속이 쉬워지는 만큼 “누가 어디까지 볼 수 있는가”가 중요해집니다. 메뉴·기능 단위 권한과 사업장 단위 조회 제한이 가능한지 확인하십시오.
5. 커스터마이징 자유도 — 설치형의 진짜 강점
여기는 설치형이 분명히 앞섭니다. 과장 없이 적습니다.
설치형은 소스와 데이터베이스가 회사 안에 있으므로 제품이 제공하지 않는 기능을 만들어 붙일 수 있습니다.
- 업종 특유의 계산 로직 — 수수료 배분, 정산 규칙, 산출 기준이 회사마다 다른 경우
- 사내 다른 시스템과의 직접 연동 — 생산 설비, 물류 시스템, 자체 개발한 영업 관리 프로그램
- 화면과 서식 자체를 바꾸기 — 거래처에 보내는 양식을 회사 포맷으로 고정
- 데이터베이스 직접 조회 — 원하는 집계를 SQL로 바로 뽑는 방식
클라우드는 보통 설정 범위 안에서만 조정합니다. 계정과목 체계, 전표 유형, 자동분개 규칙, 권한, 서식 선택처럼 제품이 열어 둔 항목은 바꿀 수 있지만, 제품이 열지 않은 동작은 바꿀 수 없습니다. 대신 Open API로 바깥에서 연결하는 방식이 제공되는 경우가 많습니다. 사내 시스템이 계산해 넘긴 결과를 받아 전표를 만드는 식입니다.
두 방식은 성격이 다릅니다. 소스를 고치는 쪽은 자유도가 높은 대신 그 수정이 이후 모든 업그레이드의 비용이 됩니다. API로 붙이는 쪽은 자유도가 제한되는 대신 제품 업그레이드와 분리됩니다.
판단 기준은 단순합니다. **“우리가 지금 하려는 변경이 설정으로 가능한가, 소스를 고쳐야 가능한가”**를 도입 전에 구체적인 항목으로 확인하십시오. “나중에 커스터마이징하면 되겠지”로 넘긴 요구사항이 가장 비싸게 돌아옵니다.
6. 데이터 소유권과 이관
“해지하면 데이터를 가져올 수 있는가.” 계약 전에 묻는 회사는 드물고, 해지할 때 가장 곤란해지는 항목입니다.
설치형은 데이터가 회사 서버에 있으므로 소유권이 명확합니다. 다만 데이터를 들고 있는 것과 쓸 수 있는 것은 다릅니다. 제품 고유 형식의 데이터베이스는 해당 제품 없이 열어 보기 어렵고, 다른 제품으로 옮기려면 결국 변환 작업이 필요합니다. 유지보수 계약이 끝난 뒤에도 프로그램은 돌지만 법 개정은 반영되지 않습니다.
클라우드는 데이터가 공급사 서버에 있으므로 계약 문서로 확인해야 합니다. 최소한 이 세 가지입니다.
- 어떤 형식으로 받을 수 있는가 — 화면에서 엑셀로 내려받는 수준인지, 전표 원장·기준정보·거래처·첨부 증빙까지 포함한 일괄 추출이 되는지.
- 언제까지 요청할 수 있는가 — 해지 후 데이터 보관 기간과 추출 요청 가능 기간.
- 비용이 드는가 — 일괄 추출을 유상 작업으로 처리하는 제품이 있습니다.
여기서 데이터 분리 구조가 실질적인 차이를 만듭니다. 여러 회사 데이터를 한 테이블에 담고 회사 번호로 걸러내는 구조라면 특정 회사 데이터만 떼어 내는 일이 추출 작업이 됩니다. 반면 고객사마다 데이터베이스가 분리된 구조라면 그 회사의 데이터베이스 자체가 분리 단위이므로 반출도 삭제도 단순합니다.
증빙 파일도 잊지 마십시오. 전표에 붙인 영수증·계약서 이미지는 데이터와 별개로 보관되는 경우가 많습니다. 일괄 내려받기가 되는지 따로 확인하십시오.
7. 보안 — 무엇을 확인할 것인가
“사내에 있으니 더 안전하다”는 설치형의 직관적인 장점입니다. 절반만 맞습니다.
설치형의 통제권은 그 통제를 실제로 수행할 때 안전으로 바뀝니다. 패치가 3년 밀린 사내 서버, 공용 계정으로 접속하는 운영 환경, 퇴사자 계정이 살아 있는 상태, 복구해 본 적 없는 백업은 통제권이 있어도 안전하지 않습니다. 설치형을 고른다면 누가 이 일을 할 것인지를 먼저 정해야 합니다.
클라우드에서 확인할 것은 다릅니다. 인프라 보안은 공급사 책임이므로, 그 책임을 어떻게 지고 있는지 공개하는가를 봅니다. 질문은 네 가지입니다.
- 고객사 간 데이터가 어떻게 분리되는가 — 한 테이블을 조건으로 거르는 구조인지, 데이터베이스 자체가 분리되는지.
- 인증 수단을 어디에 보관하는가 — 공동인증서는 세금 신고와 금융 조회 권한을 가집니다. 서비스 서버와 같은 곳에 두는지, 분리된 서버에 두는지.
- 누가 무엇을 했는지 남는가 — 접속 기록, 전표 변경 이력, 입력과 승인 권한의 분리.
- 데이터가 외부로 나가는 경로를 공개하는가 — 결제대행사, 세금계산서 발행 대행사, 금융 데이터 수집 중계사, AI 분석 사업자 등. 국외에서 처리되는 항목이 있다면 그것까지 적혀 있는가.
전부(JOUNBOO)의 경우 보안 페이지에 이 항목들을 적어 두었습니다. 요점만 옮기면 이렇습니다.
- 고객사별 데이터베이스 분리 — 한 테이블에 여러 회사 데이터를 담고 회사 번호로 걸러내는 방식이 아니라, 로그인한 회사에 따라 접속 대상 데이터베이스가 결정됩니다. 조건문이 빠져 다른 회사 데이터가 조회되는 사고가 구조적으로 생기지 않고, 특정 고객사의 데이터만 분리해 내보내거나 삭제하는 것도 가능합니다. 앞의 6번 항목과 직결됩니다.
- 공동인증서 분리 보관 — 금융기관·국세청 자료 수집용 인증서는 서비스 화면을 제공하는 서버가 아니라 분리된 자료수집 전용 서버에 보관되고, 인증서 비밀번호는 AES-256으로 암호화합니다. 서비스 화면에서 삭제하면 파일과 비밀번호가 함께 지워집니다. 전자세금계산서 발행용 인증서는 발행 대행사 화면에서 이용자가 직접 등록하므로 전부 서버를 거치지 않습니다.
- 기록과 권한 — 로그인할 때마다 접속 IP·국가·운영체제·브라우저와 성공 여부를 기록하고, 전표 등 주요 데이터는 누가 언제 만들고 수정했는지 자동으로 남습니다. 이 기록을 끄거나 지우는 기능은 제공하지 않습니다. 권한은 메뉴·기능 단위로 부여해 입력자와 승인자를 분리할 수 있습니다.
- 외부 전송 공개 — 결제(토스페이먼츠), 세금계산서 발행 대행(볼타), 금융·카드 내역 수집 중계(하이픈), 문서 자동 분석(OpenAI, 미국), 메일 발송과 이용 통계(Google, 미국)까지 데이터가 나가는 모든 경우를 표로 공개합니다. AI 문서 분석이 국외에서 처리된다는 점도 그대로 적었습니다.
보안 페이지에 백업 주기와 보안 인증 취득 여부는 적혀 있지 않습니다. 코드로 확인된 사실만 쓴다는 원칙을 지키기 위해서입니다. 이 항목들이 도입 판단에 필요하다면 상담에서 직접 확인하십시오. 거꾸로, 어떤 제품이든 공개 문서에 적힌 보안 문구가 구체적인 구조를 말하는지, 수식어만 늘어놓는지를 보는 것이 가장 쓸모 있는 판별법입니다.
설치형이 유리한 경우
다음 중 하나라도 해당하면 설치형이 맞습니다. 클라우드로 우회하려 하지 마십시오.
- 외부망 연결이 제한되는 환경 — 방위산업, 일부 공공 수주, 모회사 보안 정책으로 망분리가 요구되는 경우. 계약 조건에 걸려 있다면 선택의 문제가 아닙니다.
- 사내 설비·생산 시스템과 실시간으로 붙어야 하는 경우 — 설비에서 나오는 데이터를 공정 단위로 받아 원가에 반영해야 하는 구조라면 같은 망 안에 있는 편이 단순합니다.
- 소스 수정이 전제인 경우 — 업종 특유의 계산 로직이 제품 설정으로 표현되지 않고, 이를 개발해 유지할 인력과 예산이 실제로 있는 경우.
- 이미 설치형을 잘 쓰고 있고 전산 담당자가 상주하는 경우 — 작동하는 시스템을 형태 때문에 바꿀 이유는 없습니다. 바꾸는 비용이 얻는 것보다 큽니다.
- 데이터의 물리적 위치가 계약 요건인 경우 — 거래처나 모회사가 데이터 보관 위치를 계약서로 요구하는 경우가 있습니다.
클라우드가 유리한 경우
- 전산 담당 인력이 없다 — 중소기업에서 가장 흔한 조건이고, 단독으로도 결론을 내기에 충분한 경우가 많습니다.
- 초기 목돈을 쓰기 어렵다 — 구축비 대신 월 비용으로 나누는 구조가 현금흐름에 맞습니다.
- 원격·다지점 근무가 있거나 외부 회계 담당자와 함께 본다
- 법 개정 반영을 직접 챙길 여력이 없다 — 회계·세무 영역에서 특히 큽니다.
- 커스터마이징 요구가 설정 범위 안에서 끝난다 — 도입 전에 항목으로 확인한 결과여야 합니다.
양자택일이 아닌 경우
실무에서는 절반씩 가는 구성도 많습니다.
- 호스팅형 — 제품은 회사 전용 인스턴스로 돌되 서버 운영은 외부에 맡기는 방식. 운영 부담은 줄이면서 커스터마이징 여지를 남깁니다.
- 영역 분리 — 재고·생산은 기존 설치형 ERP에 두고 재무회계만 클라우드로 분리한 뒤 Open API로 연결하는 구성. 재고·생산 데이터를 옮기지 않아도 되고, 기존 ERP의 재무 모듈이 약하거나 전표 입력이 수작업으로 남은 경우에 선택지가 됩니다.
- 클라우드 제품의 온프레미스 옵션 — 클라우드 제품이면서 요청에 따라 독립 구축을 지원하는 경우가 있습니다. 전부도 프로 요금제에서 온프레미스·독립형 구축을 별도 협의로 진행합니다.
전부는 어디에 해당하는가
마지막으로 범위를 분명히 해 둡니다. 전부(JOUNBOO)는 통합 ERP가 아닙니다. 재고·생산·인사까지 다루는 제품이 아니라 재무회계에 집중한 AI 재무자동화 소프트웨어이고, 제공 형태가 클라우드입니다. 이 글의 분류로 말하면 재무회계 영역의 클라우드 솔루션입니다.
- 설치 프로그램과 초기 구축 비용이 없고, 가입하면 회사 구성과 계정과목 등 기준정보가 자동 생성됩니다. 가입비·구축비는 0원입니다.
- 요금은 라이트 월 25,000원(5명·처리 건수 월 50건), 베이직 월 59,000원(50명·월 100건), 프로는 별도 협의입니다. 모두 부가세 별도이고 세 요금제의 기능은 같습니다.
- 국세청 홈택스·은행·법인카드 내역을 자동으로 수집해 전표로 만들고, 전자세금계산서 발행과 예약발행, 거래처별 채권·채무, 자금일보, 전표 승인 즉시 반영되는 실시간 재무제표를 제공합니다.
- 온프레미스·독립형 구축이 필요하면 프로 요금제에서 별도 협의로 진행합니다.
- 재고관리나 생산관리가 핵심 업무라면 통합 ERP가 더 적합합니다. 그 판단은 앞 글의 체크리스트로 먼저 하십시오.
정리
- 클라우드와 설치형의 차이는 기능의 우열이 아니라 책임의 위치입니다. 서버 운영·백업·업데이트·보안 패치를 공급사가 지느냐 회사가 지느냐입니다.
- 중소기업에서는 전산 담당 인력이 상주하는가와 커스터마이징이 실제로 필요한가 두 질문이 결론을 가르는 경우가 대부분입니다.
- 비용은 월 단가가 아니라 3~5년 총액으로 보십시오. 설치형 계산에는 서버 교체 주기와 운영 인건비가 빠지기 쉽습니다.
- 커스터마이징은 설치형이 분명히 앞섭니다. 다만 그 수정은 이후 모든 업그레이드의 비용이 됩니다.
- 계약 전에 데이터 이관 조건을 문서로 확인하십시오. 형식·기간·비용 세 가지입니다. 증빙 파일도 포함되는지 따로 확인합니다.
- 보안은 “사내에 있으니 안전하다”가 아니라 누가 그 통제를 실제로 수행하는가의 문제입니다. 클라우드를 본다면 데이터 분리 구조, 인증서 보관 위치, 기록 보존, 외부 전송 경로 공개 여부를 확인하십시오.