매달 같은 날, 같은 거래처에, 같은 금액을 청구합니다. 계약서를 열어 금액을 확인하고, 홈택스에 들어가 세금계산서를 발행하고, 다시 회계 프로그램에 전표를 만듭니다. 계약이 열 개면 이 일을 열 번 합니다.
계약 조건은 이미 계약서에 다 적혀 있는데, 매달 사람이 그걸 다시 읽습니다.
정기 계약 청구가 반복 업무가 되는 이유
B2B 거래에서 정기 계약 청구는 보통 다섯 단계를 거칩니다. 문제는 이 다섯 단계가 계약 건수만큼, 매달 반복된다는 점입니다.
| 단계 | 하는 일 | 매달 반복 |
|---|---|---|
| 1 | 계약서에서 이번 달 청구 금액 확인 | ○ |
| 2 | 거래처 정보 확인 (사업자등록번호, 대표자, 주소) | ○ |
| 3 | 홈택스에서 전자세금계산서 발행 | ○ |
| 4 | 발행 내역을 회계 프로그램에 전표로 입력 | ○ |
| 5 | 누락 건 확인 | ○ |
계약이 20건이면 매달 100번의 작업입니다. 한 건당 3분이면 5시간이고, 이 시간은 회사가 성장해 계약이 늘수록 비례해서 늘어납니다.
실수는 보통 같은 자리에서 납니다
- 발행 누락 — 계약 시작월이 제각각이라 “이번 달에 청구할 계약”을 매번 따로 추려야 합니다
- 금액 오기 — 계약서를 열어 금액을 눈으로 읽고 손으로 옮기는 과정에서 생깁니다
- 거래처 정보 불일치 — 사업자등록번호 한 자리가 틀리면 수정세금계산서를 발행해야 합니다
- 전표 누락 — 발행은 했는데 장부에 안 들어가면 결산 때 매출이 비어 보입니다
계약관리는 무엇을 대신하나
전부의 계약관리는 위 다섯 단계 중 1번부터 4번까지를 자동으로 처리합니다. 사람이 하는 일은 계약을 시작할 때 파일 두 개를 올리는 것뿐입니다.
01. 업로드
사업자등록증과 계약서 파일을 올립니다. 거래처 정보를 따로 입력하거나 계약 조건을 양식에 옮겨 적을 필요가 없습니다.
02. AI 분석
AI가 문서를 읽어 아래 항목을 추출합니다.
| 출처 | 추출 항목 |
|---|---|
| 사업자등록증 | 상호, 사업자등록번호, 대표자, 주소 |
| 계약서 | 공급가액, 결제 주기, 계약 기간 |
03. 자동 등록
추출한 내용으로 거래처와 계약이 등록됩니다. 이 시점부터 계약 조건이 시스템 안의 데이터가 됩니다. 매달 계약서를 다시 열어볼 이유가 사라집니다.
04. 자동 발행
계약에 따라 청구계획이 만들어지고, 회차별 발행 일정이 미리 잡힙니다. 각 건은 실행일 전까지 발행대기 상태로 보이다가 청구 시점이 되면 전자세금계산서가 자동으로 발행되고 완료로 바뀝니다.
언제 무엇이 나갈지 목록으로 미리 보이기 때문에, “이번 달에 뭘 청구해야 하지”를 매달 추릴 필요가 없습니다. 조건이 바뀐 건은 실행 전에 수정하거나 취소할 수 있습니다. 발행 내역은 홈택스 연동을 통해 매출 전표로 이어지므로 청구와 장부가 한 흐름으로 묶입니다.
계약을 등록하는 일은 계약당 한 번, 청구는 매달 자동. 반복 작업이 계약 건수 × 개월 수에서 계약 건수로 줄어듭니다.
이런 회사에서 효과가 큽니다
금액과 주기가 고정된 계약이 많을수록 자동화되는 범위가 넓습니다.
| 계약 유형 | 예시 |
|---|---|
| 구독 | SaaS 월 이용료, 솔루션 라이선스 |
| 유지보수 | 연간 유지보수 계약, 정기 점검 |
| 임대 | 사무실·장비 임대료 |
| 정기 용역 | 월 단위 운영 대행, 자문 계약 |
반대로 매달 사용량에 따라 금액이 달라지는 계약은 금액을 확정하는 단계가 남습니다. 이 경우에도 거래처 정보와 계약 기간 관리, 발행 누락 방지는 그대로 효과가 있습니다.
도입 전에 정리해두면 좋은 것
자동화의 품질은 올리는 문서의 상태에 좌우됩니다. 아래 세 가지를 먼저 정리하면 결과가 안정적입니다.
- 계약서 원본 파일을 한곳에 모으기 — 스캔본이라도 글자가 선명해야 추출 정확도가 올라갑니다
- 변경 계약서 확인 — 금액이 중간에 바뀐 계약은 최신 변경 계약서를 올려야 합니다
- 부가세 처리 방식 확인 — 공급가액과 부가세가 별도인지 포함인지 계약서마다 다른 경우가 있습니다
업로드 후에는 첫 발행 건을 한 번 눈으로 확인하시길 권합니다. 계약서 양식이 회사마다 달라 첫 건에서 조건이 의도대로 읽혔는지 보는 편이 안전합니다. 한 번 확인하고 나면 이후는 손댈 일이 거의 없습니다.
요금제와 처리 건수
계약관리는 라이트, 베이직, 프로 모든 요금제에서 사용할 수 있습니다. 전부는 요금제별로 기능을 나누지 않고 사용 인원과 처리 건수만 다르게 둡니다.
| 요금제 | 월 요금 | 인원 | 처리 건수 |
|---|---|---|---|
| 라이트 | 25,000원 | 5명 | 월 50건 |
| 베이직 | 59,000원 | 50명 | 월 100건 |
| 프로 | 맞춤 견적 | 무제한 | 별도협의 |
계약서 분석은 국세청·은행·법인카드 외부연동과 합산해서 처리 건수에서 차감됩니다. 라이트와 베이직은 포함 건수를 넘기면 건당 500원이 추가되고 서비스는 중단되지 않습니다. 프로는 기업마다 처리량 차이가 커서 건수와 단가를 별도협의로 정합니다. 자세한 내용은 요금제 페이지에서 확인하실 수 있습니다.
매달 반복하던 일을 계약 등록 한 번으로
계약 조건은 계약서를 쓰는 순간 이미 정해집니다. 그 정보를 매달 사람이 다시 읽고 옮겨 적을 이유는 없습니다. 전부의 계약관리는 그 반복을 없애고, 담당자가 숫자를 읽고 판단하는 일에 시간을 쓰도록 합니다.
관련 글: 전자세금계산서로 쉽게 전표 생성하기 — 홈택스 연동 · 세금계산서 vs 계산서, 언제 어떤 걸 써야 할까?
도입이나 적용 범위가 궁금하시면 로 알려주세요.